物資采購是企業(yè)生產(chǎn)的前端，對企業(yè)的其他生產(chǎn)經(jīng)營活動具有制約作用。為此，國內(nèi)石油和化工企業(yè)積極對標(biāo)國際一流企業(yè)，積極探索采購管理的程序化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、戰(zhàn)略化、去權(quán)利化趨勢。
所謂采購程序化，是通過管理手段或信息化手段對采購行為進行約定，包括編制采購計劃、制定采購方案、實施選商定價、審定采購結(jié)果、簽訂采購合同、合同履行等。
采購方案是采購過程中最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，直接決定成本高低、采購成敗。采購方式，應(yīng)盡可能實施集中采購，同時對通用性較強的原材料實施目錄采購，提高采購效率，降低采購成本。在實施目錄采購的同時，可與供應(yīng)商建立長期戰(zhàn)略關(guān)系，協(xié)商代儲代銷模式，需用物資批量到貨，按實際消耗分次結(jié)算，節(jié)約運輸成本和存貨資金占用。持續(xù)提高企業(yè)采購程序化水平，可確保采購程序完整、嚴(yán)謹(jǐn)、可追溯，有助于企業(yè)采購管理效率的提升，并使企業(yè)管理者對采購行為進行更有效的跟蹤。
所謂采購標(biāo)準(zhǔn)化，是提高采購效率、降低采購成本的重要手段。重點是強化流程管理、質(zhì)量管理、文檔管理等環(huán)節(jié)中的標(biāo)準(zhǔn)化工作，建立采購業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化管理體系。物資需用部門應(yīng)明確每種物資的質(zhì)量要求，編制技術(shù)規(guī)格書，并在生產(chǎn)工藝調(diào)整后進行更新，以免延誤采購時機。采購部門應(yīng)依托國家標(biāo)準(zhǔn)庫等官方渠道，建立健全采購物資質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)庫，并實施動態(tài)管理。同時明確統(tǒng)一招投標(biāo)、商務(wù)談判、合同簽訂等環(huán)節(jié)的質(zhì)量約定，促進標(biāo)準(zhǔn)化管理與質(zhì)量管理互相推動。貫穿采購業(yè)務(wù)流程的物料編碼管理應(yīng)作為標(biāo)準(zhǔn)化管理的重點，定期對編碼庫進行清理�？梢岳眯畔⒒侄谓�(biāo)準(zhǔn)的評估模型，輔助人工判斷，提高物料編碼標(biāo)準(zhǔn)化管理水平。有效管控業(yè)務(wù)系統(tǒng)審批流程，實現(xiàn)有效審批和追溯，應(yīng)逐一對每個業(yè)務(wù)流程進行標(biāo)準(zhǔn)化管理。此外，對每一個采購項目的采購方案內(nèi)容進行標(biāo)準(zhǔn)化管理，編制對外發(fā)布的招投標(biāo)文件、采購合同等標(biāo)準(zhǔn)格式文本，減少流標(biāo)、質(zhì)疑、違約等不可控事件。這是降低經(jīng)營風(fēng)險、提升管理水平的有效手段。
采購信息化是“五化”的核心。利用大數(shù)據(jù)手段，可構(gòu)建較為完善的物資采購全成本模型分析工具，搭建統(tǒng)一的程序化管理流程，完成物資分類編碼、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等標(biāo)準(zhǔn)化管理。做好數(shù)據(jù)規(guī)劃和表結(jié)構(gòu)分析后，應(yīng)構(gòu)建采購業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫并定期更新。搭建以自建數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)，兼顧企業(yè)報表和數(shù)據(jù)分析功能的統(tǒng)計分析平臺。要統(tǒng)建系統(tǒng)表結(jié)構(gòu)，跟蹤分析整體采購業(yè)務(wù)，通過表間聯(lián)合查詢，構(gòu)建完整的系統(tǒng)業(yè)務(wù)鏈條，可對每一項采購業(yè)務(wù)在各系統(tǒng)之間進行聯(lián)合查詢，以實現(xiàn)對整個采購流程的完整跟蹤和追溯。加強信息化管理，可利用經(jīng)營數(shù)據(jù)協(xié)助企業(yè)進行營銷分析和制定戰(zhàn)略決策。
采購戰(zhàn)略化的基本原則是全生命周期綜合成本最低。采購總成本是企業(yè)購置原料和服務(wù)所支付的實際總價，包括安裝、運輸、修復(fù)等各項必要支出，也包括因質(zhì)量不同造成的使用時間差異。在采購決策前，應(yīng)對整個采購流程中所涉及的關(guān)鍵成本和其他相關(guān)的長期潛在成本進行評估。同時，戰(zhàn)略化采購應(yīng)基于供需雙方長期、穩(wěn)定的合作關(guān)系，建立雙贏原則；戰(zhàn)略化采購是一項系統(tǒng)工程，企業(yè)必須建立較為完善的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)，在采購實施過程中引入競爭機制。
實施戰(zhàn)略化采購，要建立全生命周期成本模型。全成本管理應(yīng)從價格、質(zhì)量、服務(wù)多角度，自采購物資出廠直至消耗或報廢的全生命周期尺度進行全方位分析，尤其是常用重點原材料的全生命周期成本分析，將分析結(jié)果作為戰(zhàn)略采購的決策依據(jù)。集中采購是戰(zhàn)略采購的重要手段。通過全成本模型和標(biāo)準(zhǔn)化管理，可在所屬企業(yè)的縱向維度、在兄弟企業(yè)的橫向維度、在時間維度上整合原材料需求，通過增加采購量提高議價能力，降低單位采購成本。在實現(xiàn)采購標(biāo)準(zhǔn)化、集中化的情況下，應(yīng)將成本控制工作重心轉(zhuǎn)向管理優(yōu)化方面。通過電子商務(wù)降低采購成本；通過合理規(guī)劃采購頻率和批量，進行班車式采購，降低采購費用和倉儲成本；通過協(xié)商代儲代銷模式，降低存貨成本。
所謂采購去權(quán)力化，是構(gòu)建流程合規(guī)、制度嚴(yán)謹(jǐn)、操作規(guī)范的采購管理環(huán)境，讓單一個體沒有權(quán)利對采購過程和結(jié)果做出獨立決策，把權(quán)利關(guān)進制度的籠子，有效控制和杜絕采購人員出現(xiàn)職業(yè)操守問題。
針對非公開招標(biāo)采購項目，要從加大公開采購范圍、嚴(yán)格非招標(biāo)管理、實施集體選商3方面著手，增加公開競價選商模式，可選用經(jīng)評審最低價法，在兼顧采購效率的同時，確保采購項目公開透明。小額度采購項目可由單獨業(yè)務(wù)部門扮演招標(biāo)機構(gòu)的角色，參照公開招標(biāo)的流程，統(tǒng)一組織非招標(biāo)采購項目的對外公示，臨時組建談判小組進行項目談判，統(tǒng)一發(fā)布采購結(jié)果，采購過程留痕，確保非招標(biāo)采購項目公開透明。去權(quán)力化，要嚴(yán)把選商關(guān)口�？梢耘R時組建選商小組，在已有的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)中，通過隨機抽取和科學(xué)比選方式選擇供應(yīng)商，選商過程記錄備查。
以戰(zhàn)略化采購為引領(lǐng)、以標(biāo)準(zhǔn)化采購為基礎(chǔ)、以信息化采購為手段、以程序化采購為核心、以去權(quán)利化采購為保障的“五化”采購管理模式，有助于提升管理標(biāo)準(zhǔn)、提高采購效率、強化業(yè)務(wù)合規(guī)，進而開創(chuàng)高效、規(guī)范、陽光的采購新格局。